In deze privacyverklaring lees je hoe Keizer Karel omgaat met persoonsgegevens van klanten, contactpersonen, websitebezoekers en anderen met wie wij contact hebben.
1. Wie zijn wij
Keizer Karel online marketing, tevens handelend onder de namen Keizer Karel digitaal bureau en Keizer Karel webdesign & development (“Keizer Karel”, “wij”), is verantwoordelijk voor de verwerkingen in deze privacyverklaring.
| Gegeven | Waarde |
|---|---|
| Adres | Keizer Karelplein 32Q, 6511 NH Nijmegen |
| KvK-nummer | 53404327 |
| Telefoon | +31 (0)24 750 43 06 |
| E-mail voor privacyvragen | [email protected] |
| Website | keizerkarel.nl |
Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat dit voor ons niet verplicht is. Voor alle vragen over privacy kun je terecht op het bovenstaande e-mailadres.
2. Wanneer zijn wij verwerker en wanneer verantwoordelijke
Hosten of beheren wij een website, mailbox of andere omgeving van een klant, dan verwerken wij de persoonsgegevens daarin in opdracht van die klant. De klant is dan verantwoordelijk en wij zijn verwerker; daarvoor sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Heb je vragen over gegevens op de website of in de mailbox van een van onze klanten, neem dan contact op met die klant.
Deze privacyverklaring gaat over de verwerkingen waarvoor wij zelf verantwoordelijk zijn.
3. Welke gegevens, waarvoor en op welke grondslag
| Doel | Gegevens | Grondslag |
|---|---|---|
| Offertes, uitvoeren van overeenkomsten en klantcontact | Naam, bedrijfsnaam, functie, adres, telefoonnummer, e-mailadres, correspondentie | Uitvoering van de overeenkomst; gerechtvaardigd belang bij contactpersonen van zakelijke klanten |
| Registreren van domeinnamen en aanvragen van SSL-certificaten | Gegevens van de houder en contactpersonen | Uitvoering van de overeenkomst; wettelijke verplichting (onder meer de Cyberbeveiligingswet) |
| Facturatie, administratie en belastingaangifte | Naam- en adresgegevens, betaalgegevens, factuurgegevens | Uitvoering van de overeenkomst; wettelijke verplichting |
| Ondersteuning en afhandeling van supportverzoeken | Contactgegevens, inhoud van verzoeken en correspondentie | Uitvoering van de overeenkomst; gerechtvaardigd belang |
| Plannen van afspraken | Naam, e-mailadres, gekozen tijdstip | Uitvoering van de overeenkomst of gerechtvaardigd belang |
| Beveiliging van onze systemen en die van klanten, en afhandeling van misbruik | IP-adressen, logbestanden, gegevens over (vermoedelijke) aanvallen en meldingen | Gerechtvaardigd belang bij veilige en betrouwbare dienstverlening |
| Informeren van klanten over wijzigingen en nieuwe diensten | Naam, e-mailadres | Gerechtvaardigd belang; je kunt je hiervoor altijd afmelden |
| Beantwoorden van vragen via de chatassistent op onze website | De berichten die je in de chat typt, eventueel je naam, e-mailadres of telefoonnummer als je die zelf invult, en technische gegevens zoals je IP-adres | Gerechtvaardigd belang bij het snel beantwoorden van vragen |
| Analyse en verbetering van onze website | Gegevens over websitegebruik via cookies | Toestemming (zie onze cookieverklaring) |
Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens voor onze eigen doeleinden en nemen geen besluiten uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking.
4. Gebruik van AI-hulpmiddelen
Wij gebruiken AI-hulpmiddelen ter ondersteuning. Zo beantwoordt de chatassistent op onze website vragen van bezoekers. Belangrijke uitkomsten worden altijd door een mens beoordeeld. De chatassistent werkt met een taalmodel van Anthropic (Verenigde Staten). Wij gebruiken die dienst onder de zakelijke voorwaarden van Anthropic, met een verwerkersovereenkomst en modelcontractbepalingen. Gegevens die via deze dienst worden verwerkt, gebruikt Anthropic standaard niet om zijn modellen te trainen.
5. Hoe lang wij gegevens bewaren
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Administratie en facturen | Zeven jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht |
| Klant- en contactgegevens | Zolang de klantrelatie duurt, en daarna maximaal twee jaar |
| Correspondentie en supportverzoeken | Zolang de klantrelatie duurt, en daarna maximaal twee jaar |
| Offerteaanvragen zonder opdracht | Maximaal één jaar |
| Gesprekken met de chatassistent | Maximaal 30 dagen |
| Logbestanden van servers | Maximaal drie maanden, tenzij nodig voor onderzoek naar een incident |
| Gegevens van domeinnaamhouders | Zolang de registratie via ons loopt; daarna volgens de fiscale bewaarplicht voor zover in de administratie opgenomen |
6. Delen met anderen
Wij verkopen je gegevens niet. Wij delen gegevens alleen als dat nodig is voor onze dienstverlening of als wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Het gaat om de volgende categorieën ontvangers:
- leveranciers van hosting, opslag, e-mail en IT-diensten die wij gebruiken voor onze eigen bedrijfsvoering;
- registrars en registers zoals SIDN en EURid, voor het registreren van domeinnamen (deze registers publiceren of verstrekken houdergegevens volgens hun eigen regels);
- leveranciers van onze boekhoud-, factuur- en planningssoftware, en onze bank;
- onze accountant of boekhouder;
- aanbieders van AI-hulpmiddelen, zoals Anthropic voor de chatassistent (paragraaf 4);
- instanties die daartoe wettelijk bevoegd zijn, zoals de Belastingdienst of politie en justitie op grond van een rechtsgeldige vordering.
Partijen die in onze opdracht gegevens verwerken, verplichten wij via een verwerkersovereenkomst tot een passend niveau van beveiliging en geheimhouding.
7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige leveranciers zijn gevestigd in de Verenigde Staten of maken deel uit van een concern daar. Wij geven alleen gegevens door buiten de EER als daarvoor een geldige grondslag bestaat, zoals het EU-VS Data Privacy Framework voor gecertificeerde ondernemingen of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie. Op verzoek informeren wij je over de waarborgen die in jouw geval gelden.
8. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatig gebruik, zoals versleutelde verbindingen, meervoudige authenticatie, beperkte toegangsrechten, versleutelde back-ups en het tijdig installeren van updates. Denk je dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of zie je aanwijzingen van misbruik, neem dan contact met ons op.
9. Jouw rechten
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen, om de verwerking te laten beperken, om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, en om je gegevens over te laten dragen. Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken; dat heeft geen gevolgen voor verwerkingen die al hebben plaatsgevonden.
Stuur je verzoek naar [email protected]. Wij reageren binnen een maand. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je vragen je te identificeren; wij vragen daarbij niet meer dan nodig is. Stuur geen kopie van je identiteitsbewijs tenzij wij daar uitdrukkelijk om vragen.
10. Klacht
Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan weten. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
11. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op onze website.
